Grasboom start met nieuw wachtlijst administratie systeem 2.0
De ICT-ers en wachtlijstcommissie van de Grasboom zijn gestart met het testen van een gloednieuw administratie systeem; het Qare365 CRM-systeem. Vrijdag 12 januari (j.l) was het zover en werd het systeem in gebruik genomen.
Het Quare365 systeem biedt de mogelijkheid dat alle informatie die de WLC (Wachtlijst commissie) moet verwerken overzichtelijk en up te date bijgehouden kan worden, volgens de regelgeving van de AVG. Daarnaast biedt het systeem de mogelijkheid dat kandidaat bewoners hun persoonlijke gegevens kunnen inzien en beheren in eigen account; ‘mijn grasboom’.
Groeiende vraag
Met de ontwikkeling en groei van het aantal ouderinitiatieven bij de Grasboom en aanstelling van een wachtlijstcommissie in januari 2014, groeide de behoefte aan verdere automatisering van de centrale wachtlijst. In de jaren die volgden werd er hard gewerkt aan verbetering van de aanmeldprocedure en zorgvuldig en veilig beheer. De WLC werd daar bij ondersteund door een zelf ontwikkeld registratiesysteem waar de wachtlijst administratie werd ingevoerd. Door dit systeem te koppelen aan het Grasboom webportaal werd de eenduidigheid van bewonerscriteria en gezamenlijke expertise binnen de Grasboom bevorderd. Door de ‘groeiende vraag’, regelgeving rondom privacy, veilig beheer, cyberweerbaarheid en nieuwe technologie, kon het systeem de ontwikkelingen ternauwernood bijhouden. Gevolg daarvan was dat het bestaande administratie systeem meer service-gevoelig en minder toegankelijk werd voor de medewerkers.
Tijd voor vernieuwing
In samenwerking met Grasboom ICT en Wachtlijstcommissie is begin 2020 een Programma van Eisen opgesteld waarmee de Grasboom op zoek kon naar een professionele marktpartij die maatwerk kon leveren.
Die partij werd gevonden en samen met de Grasboom ICT werkgroep is er ruim twee jaar intensief gewerkt aan een CRM-systeem waarbij aanmelding, wachtlijst-beheer en zorgvuldige afwikkeling gerealiseerd kon worden. Bijzonder bij dit systeem is de mogelijkheid dat de kandidaat op de wachtlijst zijn persoonlijke gegevens kan inzien en actualiseren in een eigen account ‘mijn Grasboom’.
Livegang Wlc online
Vrijdag 12 januari j.l. was het dan eindelijk zover en kon het nieuwe CRM-wachtlijst systeem getest worden. Omdat de test nog niet helemaal naar tevredenheid is verlopen, verwachten we dat het systeem binnen enkele weken definitief in gebruik kan worden genomen, als de laatste puntjes zijn verholpen.
Alle kandidaten op de wachtlijst ontvangen per e-mail een bericht hoe zij in het vervolg kunnen inloggen en hun persoonlijke gegevens kunnen inzien. Hiermee is weer een belangrijke stap gezet in de dienstverlening naar de 10 Grasboom-locaties, startende ouderinitiatieven en kandidaten voor de wachtlijst.
